La durée de conservation des « papiers » personnels diffère selon leur nature et donc leur destination. Quoi qu’il en soit, et même si vous avez gardé une trace numérique, « le papier » reste une preuve.

Par papiers personnels, on parle de contrats, actes juridiques, factures, relevés de banque, bulletins de salaires.

Conserver ses papiers pour faire valoir ses droits

Ces documents seront utiles soit pour prouver votre droit, soit attester que vous avez rempli certaines de vos obligations. De ce fait, leur durée de conservation sera différente. Vous conserverez certains documents « à vie » et d’autres pour une période plus courte, allant donc de 1, 2, 3 ans jusqu’à 5 ou 10 ans.

Les documents liés à la situation familiale

Compte tenu de leur caractère « civil », voire patrimonial, vous les conserverez, en principe, à vie.

Ce sont, en particulier :

  • Livrets de famille ;
  • Actes d’état civil (copies et extraits) ;
  • Contrat de mariage et ses éventuels modifications ;
  • Liste des biens personnels avant mariage, factures ;
  • Actes de donation ;
  • Jugement de toutes nature (adoption, divorce, tutelle, …) ;
  • Diplômes.

Documents relatifs aux assurances

Assurances habitation, responsabilité civile, auto, … : conservez les documents au moins 2 ans. Ce sont, notamment, le contrat de souscription, les quittances et avis d’échéances. Mais aussi les courriers et, particulièrement, ceux qui sont relatifs aux résiliations. Conservez également les documents relatifs aux sinistres subis, surtout s’ils concernent l’habitation.

Contrat d’assurance-vie : c’est un placement et le bénéficiaire conservera le contrat au moins 10 ans à compter de la souscription. Cela tient à la fiscalité particulière de ce type de placement.

Durée de conservation des factures

Vous conserverez les factures de téléphone fixe ou mobile et d’internet pendant 1 an.

Factures d’eau (plus celles d’assainissement le cas échéant), de gaz, d’électricité ont une durée optimale de conservation de 5 ans. Gardez les factures d’entretien de votre installation d’assainissement non collectif le temps qui sépare 2 contrôles obligatoires (4 à 5 ans en général, 10 ans maximum).

Les documents relatifs au logement

Cas des copropriétés : conservez tous les documents qui y sont relatifs durant au moins 5 ans. Ce sont donc les PV des assemblées générales, les quittances de paiement des charges de copro, les correspondances avec le syndic, …

Cas des locations : le cas est spécifique, vous conserverez ces documents durant 3 ans après la fin de la location. État des lieux d’entrée et de sortie, le contrat de location, les quittances de loyers, … Les précautions sont les mêmes pour un local nu ou un meublé.

Les documents relatifs à l’activité professionnelle

Outre les documents liés à l’entreprise, vous devrez conserver ceux qui sont liés à une activité salariée antérieure. On pense tout de suite qu’ils seront utiles lors de la liquidation de votre retraite, quelle que soit les termes des prochaines réformes. Gardez donc contrats et certificats de travail. Le terme, la date de liquidation de voter retraite.

Si vous avez connu des périodes de chômage, ou percevez ou avez perçu des indemnités journalières, gardez tous les documents qui y sont relatifs le temps de percevoir vos droits et, par sécurité, jusqu’à la retraite.

Durée de conservation des documents professionnels.

Les impôts et la durée de conservation

D’une manière générale, on conserve les déclarations de revenus, les justificatifs (frais réels par exemple) et les avis d’imposition pendant une période de 3 ans. Conservez également l’année en cours…

Les justificatifs et avis d’impôts locaux sont conservés pendant 1 an.

Comment doit-on conserver ses documents personnels ?

Si une administration vous transmet un document au format informatique (numérique), vous pouvez le conserver sous ce format.

En revanche, si vous recevez le document au format papier (remis en main propre ou courrier), vous conserverez l’original sous forme papier. Le document scanné est une copie et vous pouvez le conserver sous forme numérisée (mais gardez bien l’original papier).

Dans sa forme originale, le document a la même valeur.

D’après Bercy Infos, le 13/12/2022