Contrats, baux, factures, grand livre comptable, statuts, … Quelle est la durée de conservation de ces documents ? Tout dépend de leur nature, professionnelle ou privée.

Documents et pièces comptables

L’entreprise doit conserver tous ses documents comptables, factures, grands livres comptables, tableaux des amortissements, … pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L’article L102B du livre des procédures fiscales précise que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés. Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) sont donc concernés. Par ailleurs, cette mesure s’étend à tous les impôts directs et indirects des entreprises. Il s’agit donc des impôts fonciers, de la cotisation foncière des entreprises (CFE), de la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Conservation des documents civils et commerciaux

L’entreprise doit aussi conserver tous les documents qui pourront venir prouver sa bonne fois en matière de relations.

  • Contrats d’achat ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans ;
  • Contrats commerciaux, documents bancaires et documents relatifs au transport de marchandises : 5 ans ;
  • Déclarations en douane : 3 ans ;
  • Autres documents tels que factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales (bons de commande, bons de livraison…) : 10 ans.

Documents sociaux

Une société évolue, il faut pouvoir en retracer l’histoire.

  • Statuts de la société : conservés 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
  • Documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans.
  • Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans.

Quels risques en cas de non conservation de ces documents ?

au delà des preuves que ces documents constituent, la « non-conservation » de certains documents peut constituer un délit, passible de sanction.

C’est, en particulier, le cas pour les documents fiscaux. Larticle 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [10 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

D’après economie.gouv.fr, 16/06/2017, mise à jour 07/05/2021