Obligatoire quelle que soit la taille de votre entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Négligez-le, et c’est la sanction assurée en cas d’inspection ! Quelles indications sont obligatoires ? Sur quel type de support faut-il le tenir ?

Registre unique du personnel : qu’est-ce que c’est ?

Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur d’une entreprise, quelle que soit sa taille, permettant de garantir la transparence de l’ensemble des emplois de l’entreprise et ce, dès la première embauche.

Ce registre doit comporter des mentions obligatoires relatives à l’identification des salariés, à leur date d’embauche et de départ ainsi qu’au type de contrat de travail. Les mentions y figurant doivent être conservées durant 5 ans après chaque départ de salarié. Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, chacun des établissements doit disposer de son propre registre.

Êtes-vous concerné par le registre unique du personnel ?

Oui ! Tout employeur est concerné par cette obligation. Exception faite des particuliers employeurs ou des associations ayant recours au chèque emploi associatif.

Registre unique du personnel : pour quels salariés ?

Tous les salariés sont concernés. Y compris :

  • les intérimaires
  • les travailleurs à domicile ;
  • les travailleurs étrangers ;
  • les salariés détachés. Au préalable, vous devrez adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration doit être jointe au registre unique ;
  • les stagiaires.  Le nom, prénom, date de début et de fin de stage, le lieu de présence du stagiaire ainsi que le nom du tuteur doivent être inscrits par ordre d’arrivée.

Un registre unique du personnel sous forme papier ou numérique ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, un bloc-notes pourrait tout à faire suffire. Toutefois des cahiers ou des formulaires  papier spécifiquement conçus pour une tenue adéquate du registre existent et limitent les risques d’oubli de certaines mentions obligatoires.

Si vous souhaitez avoir recours à un support informatique, celui-ci doit offrir des garanties de contrôle équivalentes à la version papier.

Quelles mentions faire figurer au registre unique du personnel ?

Voici les mentions à faire figurer :

  • Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
  • Type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)…
  • Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
  • Stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (afin de ne pas les confondre avec les salariés)

A noter : Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Si vous embauchez une même personne avec des contrats successifs (CDD d’usage ou extra par exemple), vous devez, pour chaque contrat ou vacation, indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondantes.

D’après economie.gouv.fr, publié précédemment le 01/06/2016