Contrats, baux, factures, grand livre comptable, statuts, … Quelle est la durée de conservation de ces documents ? Tout dépend de leur nature, professionnelle ou privée.

La preuve !

Conserver un document (l’original au format papier) est utile pour prouver son droit et le respect d’une obligation. On ne le dira jamais assez, c’est une garantie. Avec l’essor du numérique, on peut doubler sa sécurité en conservant une copie numérique.

Documents et pièces comptables, 10 ans

L’entreprise doit conserver tous ses documents comptables, factures, grands livres comptables, tableaux des amortissements, … pendant 10 ans.

Documents fiscaux, 6 ans

L’article L102B du livre des procédures fiscales précise que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». Cela concerne aussi bien l’impôt sur le revenu que l’impôt sur les sociétés. Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) sont aussi concernés. Par ailleurs, cette mesure s’étend à tous les impôts directs et indirects des entreprises. Il s’agit donc des impôts fonciers, de la cotisation foncière des entreprises (CFE), de la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Conservation des documents civils et commerciaux, de 2 à 30 ans !

L’entreprise doit aussi conserver tous les documents qui pourront venir prouver sa bonne fois en matière de relations.

  • Police d’assurance : 2 ans ;
  • Contrats d’achat ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans ;
  • Contrats commerciaux, documents bancaires et documents relatifs au transport des marchandises : 5 ans ;
  • Déclarations en douane : 3 ans ;
  • Autres documents, factures clients ou fournisseurs, contrats signés par voie électronique, correspondances commerciales (bons de commande, bons de livraison…) : 10 ans
  • Banque, relevés bancaires, talons de chèques, …) : 5 ans..

Documents de la société, 3, 5 ou 10 ans

Une société évolue, il faut pouvoir en retracer l’histoire.

  • Statuts de la société : conservés 5 ans à partir de la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés.
  • Documents des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans.
  • Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans.

Gestion du personnel, de 1 à 5 ans

  • Bulletins de paie, Registre unique du personnel, contrats de travail, suivi des salaires, primes, soldes de tout compte, … 5 ans ;
  • Relevé des charges sociales, taxe sur les salaires : 3 ans ;
  • Suivi des des horaires, astreintes et compensation : 1 an ;
  • Déclaration des accidents du travail : 5 ans.

Quels risques en cas de non conservation de ces documents ?

Au delà des preuves que ces documents constituent, la « non-conservation » de certains documents peut constituer un délit, passible de sanction.

C’est, en particulier, le cas pour les documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende [de 10 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

D’après economie.gouv.fr, 16/06/2017, mise à jour 07/05/2021, 12/01/2022